メールの誤送信について（お詫びとご報告）
メールの誤送信について（お詫びとご報告）
去る10月5日、本会の教育部研修運営担当のメールアドレスから臨床実習指導者講習会の申込者に対して送信された、受講の許可・不許可を通知する143通のメールが、全て「To」で（宛先のメールアドレスが公開されてしまうかたちで）発信されるという事故がありました。メール送信の常識としてあってはならない初歩的なミスであり、当会の個人情報保護方針にも反する重大な過ちであると認識しています。メールを差し上げた会員の皆様にご不快な思い、ご不審の念を抱かせたことに関しまして衷心よりお詫びを申し上げます。
事故の原因としましては、本来ならばコンピュータシステムにより「Bcc」のメールが自動送信されるところですが、新システムの開発が遅れ、旧システムからの移行期に当たり手作業でメール配信を行わなければならなかったこと、そうであればなおさら慎重に事を運ぶべきでしたが、宛先選択に関する確認の不足等が挙げられます。
今後の対策（事故防止策）としましては以下のことを確実に実施してまいります。
（1）担当部署においては、作業手順を明確に示した業務手順書とチェックリストを作成するとともに、職員のスキルを確認し、それに見合った業務実施とOJTを徹底する。
（2）作業の拙速を避けるために、研修会関連業務のスケジュール管理を徹底する。
（3）昨年度までは旧システムで自動化されていた作業を、新システムが稼働するまでの期間、当面は手作業でメール送信を行うことになるので、担当者全員で再度手順の詳細を確認する。
（4）事務局全体としても本件事故の詳細を共有し、改めてメール作成・送信時の基本的なマナーとルールを確認し周知徹底する。
今後はこのようなミスを犯さぬよう協会事務局一同身を引き締めて業務にあたり、当会と作業療法士の発展のために引き続き尽力してまいる所存です。会員の皆様におかれましては何卒ご海容のほどお願い申し上げます。
2020年10月
一般社団法人 日本作業療法士協会
会 長 中 村 春 基